És normal que es tendeixi a confondre intranet amb Internet, i encara que tenen algunes similituds no són el mateix; una intranet en una xarxa o lloc web intern que es circumscriu a l’àmbit d’una organització, és a dir està dissenyada per ser utilitzada a l’interior de l’empresa o organisme i la informació que conté serveix per al suport i la generació de valor per a aquesta organització.
Les intranets són privades i utilitzen el protocol TCP / IP d’internet perquè els seus usuaris puguin compartir la informació que necessiten per al desenvolupament de les seves tasques a l’empresa, cal destacar que les intranet també s’utilitzen per a altres aspectes relacionats amb nòmina, rebuts de pagament, activitats socials de l’organització, la qual cosa millora el clima laboral.
Com hem vist una intranet és una xarxa interna independent de la web, i no necessita estar connectada a internet per funcionar, però des de la intranet es pot habilitar l’accés a Internet en diferents graus o nivells, perquè els treballadors d’acord al seu nivell o per necessitats de treball tinguin accés a internet, és a dir, des de la intranet es pot limitar l’accés a internet.
Fins i tot si és necessari per als plans d’una empresa es pot permetre l’accés a usuaris d’internet a la intranet, per a això s’ha de crear una extranet, que és part de la intranet; així els treballadors, proveïdors i clients poden accedir des d’internet a la intranet de l’empresa; per descomptat que això requereix de sistemes de seguretat que garanteixin la integritat de la intranet.
L’extranet permet que es pugui accedir i compartir informació continguda a la intranet per internet de forma segura, ja que per a això s’han d’implantar mesures de seguretat que ofereixin alts nivells de protecció, per a això s’empren tallafocs, xifrat de dades, maneig òptim de contrasenyes, etc .; que permetin fer-la fiable.
Usos de la intranet en una pime
Tota intranet té una gran quantitat d’aplicacions dins d’una empresa o organització, en el cas de les Pime una de les seves principals funcions és la de brindar el servei de correu electrònic intern de l’organització; així ho treballadors de la pime podran comunicar-se per un canal institucional de forma fàcil, ràpida i segura.
La publicació de documents de la pròpia pime a la web és una altra de les funcions que pot complir una intranet; es poden publicar butlletins d’informació, catàlegs de productes, formularis, llibres, llistes de preus, manuals… qualsevol informació relativa a l’empresa i que desitja fer-se pública, això evita haver d’invertir temps i diners en realitzar impressions.
La intranet permet tenir a disposició de tots els empleats, així com de proveïdors i clients si es desitja; el directori telefònic de la pime, així no cal imprimir còpies del directori i els canvis en el directori es faran de manera dinàmica, qualsevol canvi es farà de manera automàtica i es podrà informar a tots els interessats del mateix, sense necessitat de tenir que imprimir novament.
Mantenir informats a tots els treballadors de les polítiques de la pime, també és una de les funcions de la intranet, ja que es poden enviar correus i notificacions de manera efectiva, quedant constància de la recepció per part de cada treballador.
